So können Sie die Datenübernahme von Excel nach Word optimieren

Excel-Daten per AutoFilter sortieren

Bei der ersten Methode nehmen Sie die Auswahl der gewünschten Informationen vor der Übernahme nach Word über eine Filterfunktion direkt in Excel vor:

1. Öffnen Sie in Excel die Tabelle, aus der Sie Informationen übernehmen möchten.
2. Klicken Sie in Excel 2003, 2002/XP und 2000 auf eine beliebige Zelle in der Liste und wählen Sie dann das Menü DATEN-FILTER-AUTOFILTER an.
   In Excel 2007 finden Sie die Filterfunktion im Register »Start« in der Gruppe BEARBEITEN. Klicken Sie in der Gruppe auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und anschließend auf FILTERN.
3. Excel wandelt nun die Spaltenüberschriften Ihrer Liste in sogenannte »Dropdown-Listen« um, die Sie an den nach unten gerichteten Pfeilen erkennen. Über diese Listen können Sie die Kriterien auswählen, die für die gesuchten Artikel gelten sollen.
   In Excel 2007 erscheint nach einem Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil in der Spalte »Kategorien« ein neues Menü, in dem alle Einträge ausgewählt sind. Deaktivieren Sie in diesem Menü zunächst das Kontrollkästchen vor »Alle auswählen«. Aktivieren Sie dann wieder das Kontrollkästchen vor der gewünschten Kategorie.
4. Der AutoFilter ist für unsere Zwecke besonders gut geeignet, denn er blendet nun automatisch alle Listeneinträge aus, die nicht dem gewünschten Kriterium entsprechen. Das Ergebnis ist exakt die Tabelle, die Sie nach Word übernehmen möchten. Sie können Sie ganz einfach markieren, kopieren und dann in Ihren Word-Text einfügen.

Häufig werden in Excel-Tabellen einige Zeilen zur besseren Übersicht farbig gekennzeichnet und manchmal möchten Sie durch eine bedingte Formatierung auf Veränderungen in Zellen aufmerksam machen. Als Besonderheit bietet der Filter von Excel 2007 die Möglichkeit, auch nach Zeilenfarben zu filtern. Wählen Sie dazu eine Zelle der Artikelliste aus und wechseln Sie zur Filternfunktion im Register »Start« in der Gruppe »Bearbeiten«. Rufen Sie die Funktion SORTIEREN UND FILTERN-FILTERN auf. Klicken Sie in einem beliebigen Spaltenkopf auf den nach unten weisenden Pfeil.

Wählen Sie nun im aufklappenden Menü den Eintrag »Nach Farbe filtern«. Daraufhin werden Ihnen alle in der Tabelle vorhandenen Zeilenfarben zur Auswahl gestellt. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Die Technik mit dem AutoFilter funktioniert grundsätzlich ganz gut, aber sie hat auch ein paar Nachteile: Zum einen müssen Sie Word für die Aufbereitung der Daten verlassen. Außerdem ist keine Verknüpfung zwischen Word und Excel möglich, sodaß Sie den Vorgang wiederholen müßen, wenn sich zum Beispiel Preise ändern, Artikel aus dem Programm genommen werden oder neue hinzukommen. Sie sollten daher noch eine zweite wenig bekannte Alternative kennen, die diese Nachteile nicht aufweist und für die Sie Word nicht verlassen müßen.

Excel-Tabellen als Datenbank in Word 2007 einfügen

Streng genommen ist eine in Excel erstellte Liste nichts anderes als eine Datenbanktabelle: Die Felder sind in Spalten und die Datensätze (Listeneinträge) in Zeilen angeordnet. Sie können daher die Datenbankschnittstelle von Word auch dazu benutzen, um auf Excel-Tabellen zuzugreifen.

In Word 2007 wurde aufgrund des neuen Bedienungskonzepts die Datenbank-Symbolleiste entfernt. Daher ist es zunächst erforderlich, die Schaltfläche DATENBANK EINFÜGEN zum komfortablen Aufruf dieser Funktion in die Schnellzugriffsleiste einzubinden.

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Multifunktionsleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN.
2. Stellen Sie anschließend im nun geöffneten Dialogfenster im Auswahlmenü BEFEHLE AUSWÄHLEN den Eintrag »Alle Befehle« ein.
3. Suchen Sie in der Liste nach »Datenbank einfügen« und übertragen Sie diesen Eintrag per Schaltfläche HINZUFÜGEN in die rechte Liste mit allen bisherigen Schaltflächen der Schnellzugriffsleiste.
4. Schließen Sie nun das Word-Optionen Dialogfenster mit OK.

Sie befinden sich nun wieder in der normalen Word-Arbeitsumgebung und können über die soeben erstellte Schaltfläche die Artikelliste in der Excel-Arbeitsmappe als Datenbank in Word importieren.

Hier die genaue Vorgehensweise für den Import der Artikelliste als Datenbank in Word 2007:

1. Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Artikelliste importieren möchten, und setzen Sie den Cursor an die gewünschte Einfügeposition für die Artikelliste.
2. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf die neu hinzugefügte Schaltfläche DATENBANK EINFÜGEN.
3. Im nachfolgenden Dialog klicken Sie auf DATEN IMPORTIEREN und wählen dann die Excel-Datei aus, aus der Sie Daten übernehmen möchten.
4. Der Dialog enthält nun eine Liste der Tabellenblätter in der gewählten Datei. Markieren Sie den Namen des Blattes mit Ihren Daten und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen ERSTE DATENREIHE ENTHÄLT SPALTENÜBERSCHRIFTEN aktiviert ist. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
5. Im Datenbank-Dialog klicken Sie nun auf die Schaltfläche ABFRAGEOPTIONEN, um gezielt nur bestimmte Zeilen in das Dokument einfügen zu lassen.
6. Auf der Registerkarte »Datensätze filtern« legen Sie danach die Kriterien so fest, dass Word nur die gewünschten Zeilen aus der Excel-Tabelle einliest.
7. Über die weiteren Registerkarten des Dialogfelds lassen sich auf Wunsch noch Sortierkriterien definieren und die zu importierenden Felder auswählen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen schließlich mit OK.
8. Klicken Sie anschließend auf DATEN EINFÜGEN. Nun können Sie noch die Anzahl der einzulesenden Datensätze einschränken. Aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen vor der Option ALS FELD EINFÜGEN, um alle Parameter dieser konkreten Abfrage von Word speichern zu lassen. So können Sie den aktuellen Stand der Daten jederzeit durch eine einfache Aktualisierung der Feldfunktion per F9-Taste einlesen.
9. Bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben mit OK. Es werden nun alle zu den Abfrageoptionen passenden Zeilen aus Ihrer Excel-Tabelle an der aktuellen Cursorposition eingefügt.