So einfach kann es gehen: Texte schnell formatieren in Word

Ob verschiedene Schriftarten, bunte Unterstreichungen oder mehrzeilige Absätze – Word, das Textbearbeitungsprogramm von Microsoft, bietet zahlreiche Möglichkeiten, ein Textdokument zu strukturieren und zu gestalten. Mit den richtigen Tipps und Tricks gelingt die Zeichen- und Absatzformatierung im Handumdrehen. So formatiert werden die erstellten Textdokumente so übersichtlich wie nie zuvor!

Die richtige Gestaltung eines Dokuments ist von großer Bedeutung – nicht nur zu beruflichen Zwecken, sondern auch, um anderen das Lesen zu erleichtern. Unformatierte Dokumente vermitteln Informationen nicht annähernd so effektiv und schnell, wie gut strukturierte Texte. Die Anordnung der Überschriften, Schriftarten, Absätze und Texteffekte prägt das Dokument.

Auch das Verhältnis zwischen frei gelassenem Bereich und Text ist für die richtige Formatierung des Dokuments sehr wichtig. Der Weißraum vermittelt Übersichtlichkeit. Wörter und Sätze können nur gut wirken, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zum freien Raum stehen.

Microsoft Office bietet mit Word zahlreiche Möglichkeiten, ein Dokument zu gestalten – sowohl mit einer App am Smartphone wie auch am PC. Mit den verschiedenen Formatierungen lassen sich ganz einfach gut leserliche und optisch ansprechende Texte kreieren. Im Gegensatz zum Layout (engl.: to lay out sth.: etwas auslegen), welches die Anordnung des gesamten Textes in einem Dokument bezeichnet, bezieht sich die Formatierung auf die Gestaltung der Buchstaben und Wörter.

Das Formatieren von Texten gliedert sich generell in die Zeichen- und Absatzformatierung. Die Zeichenformatierung ist für das Aussehen von Buchstaben und Wörtern verantwortlich wie auch für Zahlen und Satzzeichen. Bei der Zeichenformatierung von Wörtern und Sonderzeichen lassen sich demnach verschiedene Änderungen vornehmen, wie beispielsweise:

• Schriftart
• Schriftgröße
• Schriftschnitte wie fett und kursiv
• Texthervorhebungen
• Unterstreichungen
• Schriftfarbe

Die Formatierungsmöglichkeiten für die Schriftgestaltung finden Sie im Menüband unter der Registerkarte „Start“. Oder Sie drücken auf Ihrer Tastatur das Tastenkürzel [STRG + D].

Wenn Sie dieses Format auf einen anderen Abschnitt kopieren möchten, markieren Sie zunächst den Text und klicken anschließend auf „Format übertragen“ und wählen den Text aus, auf den Sie Formatierung übertragen möchten.

Generell empfiehlt es sich, im Fließtext nicht zwischen den Schriftarten wie auch der Schriftgröße zu wechseln, da solche Abweichungen meistens den Lesefluss stören. Überschriften sollten hingegen größer als der restliche Text sein und können auch mit Unterstreichungen, Textmarkierungen oder Schriftschnitten versehen werden.

Hervorhebungen lassen sich auch auf Wörter oder Sätze im Text anwenden, wenn sie zusätzlich betont werden sollen. So geht die Wirkung des Textes nicht nur vom Inhalt selbst aus, sondern auch von der Gestaltung der Typographie.

Weitere interessante Themen rund um die Zeichenformatierung:

• Initiale individuell gestalten
• Unterstreichungen nach Wunsch
• Eingaben in Textformularfeldern in roter Schrift
• Fehler bei der Texteffekt Nutzung
• Hoch- und Tiefstellen von Ziffern und Buchstaben

Um ein Word-Dokument noch klarer zu strukturieren, können Einrückungen oder Zeilenumbrüche eingefügt werden. Der Absatz gilt als Grundeinheit eines Textes und somit als wichtiges Strukturelement. Je Absatz behandelt der Verfasser des Textes im besten Fall einen abgeschlossenen Gedanken. Diese Sinnabschnitte helfen dem Leser den Inhalt des Dokuments nach und nach zu erfassen.

Neuer Absatz durch Enter – und dann?

Das Einfügen eines Absatzes ist bei Microsoft Word sehr einfach, indem Sie die Enter-Taste drücken. Im Zuge dessen können Sie noch zahlreiche weitere Änderungen am Text vornehmen. Auch die Formatierungsmöglichkeiten für die Absatzgestaltung finden Sie im Menüband unter der Registerkarte „Start“. Mögliche Einstellungen, die Sie bei der Absatzformatierung vornehmen können, sind:

• Breite des Absatzes
• Zeilenabstand
• Einzug einer Zeile
• Einrückungen
• Aufzählungen
• Absatz Abstände
• Überschriften- und Gliederungsebene

Die erste Zeile eines Absatzes wird oftmals eingerückt, sodass das Auge des Lesers sofort erkennt, wenn ein neuer Sinnabschnitt beginnt. Um zusätzlichen Weißraum zu gewinnen und dem Leser das Erfassen des Textes zu erleichtern, kann zudem der Abstand der Absätze erweitert werden.

Blocksatz vs. links- oder rechtsbündiger Text: Das müssen Sie wissen

Eine übersichtliche Absatzformatierung bietet der Blocksatz. Darunter versteht man, dass die einzelnen Zeilen im Word-Dokument bündig beginnen und auch wieder enden. Blocksatz für Ihr Dokument können Sie unter „Start“ und dann „Absatz“ einstellen. Alternativ dazu können Sie im Menüband auch die Registerkarte Seitenlayout öffnen und direkt mehrere Anpassungen am Text vornehmen.

Weitere Themen der Absatzformatierung:

• einspaltige Überschriften in mehrspaltigem Text
• Zahlen von Nummerierungen optimal ausrichten
• Einzug von Nummerierungen ändern
• Zeichen- und Absatzformatierungen schnell entfernen
• Absätze auf einer Seite zusammenhalten
• unerwünschte Zeilenumbrüche verhindern
• Tabulator statt Erstzeileneinzug

Mit einer Formatvorlage können Sie verschiedene Formatierungsoptionen im gesamten Dokument einheitlich anwenden.

Dank Vorlagen in Word arbeiten Sie schnell und effizient

Die schon bei Word integrierten Vorlagen finden Sie im Menüband unter der Registerkarte „Start“. Wenn Sie eine Formatvorlage verwenden möchten, markieren Sie ganz einfach den Text, den Sie formatieren möchten und klicken anschließend auf die gewünschte Formatvorlage.

Sie können auch bereits vorhandene Formatvorlagen ändern und an Ihre Anforderungen anpassen. Markieren Sie hierfür ganz einfach den Text und ändern Sie die Angaben oder nehmen Sie die gewünschten Formatierungsänderungen direkt im Formatvorlagenkatalog vor. Nun können Sie entscheiden, ob die Änderungen nur für das aktuelle Dokument gelten sollen oder auch für alle zukünftigen Dokumente verfügbar sind.

Die Vorlagen erleichtern die Formatierung der einzelnen Dokumente, insbesondere im Hinblick auf Einheitlichkeit und Sorgfalt. Dies ist insbesondere vom Vorteil, wenn Sie ein Inhaltverzeichnis anlegen möchten, um somit schneller Ihr Dokument durchstrukturieren zu können.

Weitere Tipps und Tricks die Ihnen bei Problemen mit der Formatierung des Texts oder des Inhaltsverzeichnisses weiterhelfen:

• falsche Formatierungen entfernen
• Rahmenlinien auf Tastendruck
• unerwünschte Formatierungen verhindern
• Überschrift ohne Eintrag im Inhaltsverzeichnis
• Nummerierungswert der Kapitelüberschrift soll nicht bei 1 beginnen
• hochgestellten Text eingeben
• Text beliebig drehen
• Text vertikal auf der Seite zentrieren

Microsoft Office bietet mit Word zahlreiche Optionen, um ein Dokument zu personalisieren: Ob Unterschrift, Verweise, Listen oder verschiedene Schriftarten – das Textverarbeitungsprogramm lässt viel Raum für individuelle Vorstellungen. So auch bei der Formatierung: Sowohl mit der Zeichenformatierung als auch mit der Absatz- und Seitenformatierung können Sie Ihren Text strukturieren und gut lesbar machen. Darüber hinaus wirkt ein Text durch verschiedene Überschriften, Unterstreichungen und Absätze nicht nur ordentlicher. Sie zeigen zudem, dass Sie sich mit der Gestaltung des Dokuments beschäftigt haben.

Neben dem Inhalt tragen auch die Formatierung und das Layout dazu bei, wie schnell ein Schriftstück zu verstehen ist und wie viele Informationen vom Leser aufgenommen werden können. Das richtige Verhältnis von Text und Weißraum spielt hierbei eine wichtige Rolle und sollte immer ausgewogen sein. Oftmals lohnt es sich verschiedene Einstellungen und Formatierungsmöglichkeiten auszuprobieren, um die Gestaltungselemente richtig einsetzen zu können.