Intelligente Verknüpfungen schaffen: Verweise einfügen in Word
Um einem Word-Dokument mehr Struktur zu verleihen, lohnt es sich, Querverweise einzufügen. Durch diese Verknüpfungen kann der Leser schnell zwischen verschiedenen Abschnitten im Text springen und selbst komplexere Gedankengänge nachvollziehen. Doch wie können Sie Verweise in Word einfügen – und was sollten Sie dabei unbedingt beachten?
Verweise: Was steckt hinter dem Hyperlink?
Verweise, oder auch Querverweise, sind Verknüpfungen innerhalb von Word-Dokumenten, die den Leser von einer Textstelle zu einem anderen Textbaustein (Überschrift, Beschriftung etc.) weiterleiten. Der Querverweis wird als Link angezeigt, über den der Leser zum verknüpften Element gelangt. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Abbildung, eine Grafik oder ein Diagramm handeln.
Warum sind Verweise im Dokument sinnvoll?
Vor allem bei langen Dokumenten mit mehreren Seiten lassen sich Verweise nutzen, damit der Leser einfacher zwischen verschiedenen Abschnitten im Text wechseln und schnell im Dokument navigieren kann. Verweise bewahren so zusammen mit einer guten Formatierung des Dokuments den Überblick. So erhöht sich die Lesbarkeit des Schriftstücks und der Leser kann selbst komplexe Inhalte schneller nachvollziehen.
Gut zu wissen: Zwar lassen sich Verweise auch händisch eintippen. Jedoch können durch Änderungen im Nachgang Folgefehler entstehen. Fügen Sie zusätzlichen Text ein, stimmen die Seitenzahlen nicht mehr. Durch das Wegnehmen einer Tabelle ist auch die Tabellennummerierung nicht mehr korrekt. Verweise schaffen hier Abhilfe!
Auf Knopfdruck aktuell: So einfach aktualisieren Sie Querverweise in Word
Querverweise fügen Sie als Felder in ein Dokument ein. Sie aktualisieren sich in der Regel automatisch oder spätestens per Mausklick. Auch Inhaltsverzeichnisse in Word arbeiten auf dieser Basis: Sobald Sie neue Überschriften eingefügt und diese auch entsprechend formatiert haben, können Sie das Verzeichnis aktualisieren. Microsoft Word passt nun automatisch Aufbau und Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis an.
Dasselbe funktioniert bei jeder Art von Verweis: Um den Inhalt auf den neuesten Stand zu bringen, nachdem Sie Änderungen am Dokument vorgenommen haben, können Sie bei einem Verweis einfach nur die Taste F9 drücken – der Inhalt passt sich Ihren Änderungen an. Sofern Sie das Dokument drucken möchten, werden die Feldfunktionen durch die Ergebnisse ersetzt.
Tipp: Wenn Sie Querverweise zu Angaben erstellen möchten, die sich in einem separaten Dokument befinden, müssen Sie zunächst ein Zentraldokument erstellen und dort die Querverweise einfügen. Dabei handelt es sich um einen Container für eine Gruppe von separaten Dokumenten. Ein Zentraldokument können Sie zum Beispiel nutzen, wenn Sie ein Buch mit mehreren Kapiteln erstellen und verwalten wollen.
Wie füge ich Verweise in Microsoft Word ein?
Querverweise sorgen für eine bessere Orientierung im Text und können flexibel eingesetzt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass in dem Dokument bereits eine Textmarke definiert wurde, auf die verwiesen werden soll. Diese finden Sie unter der Registerkarte „Einfügen“ und dann unter „Textmarke“. Wenn Sie auf ein Diagramm oder eine Seitenzahl verweisen wollen, sollten Sie zudem sicherstellen, dass Sie diese bereits erstellt haben. Um anschließend einen Querverweis in Ihr Dokument einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit der Maustaste oben im Menüband auf die Registerkarte „Referenzen“.
Markieren Sie die Textstelle, die als Link zum Querverweis dienen soll.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Querverweis“ – ein Dialogfenster öffnet sich.
Klicken Sie hier auf "Querverweis" Wählen Sie unter „Verweistyp“ das Textformat aus (Textmarke, Fußnote, Endnote, Abbildung, Tabelle oder Formel), auf das Sie verweisen möchten.
Hier wählen Sie den gewünschten Verweistyp aus Klicken Sie im Feld „Verweisen auf“ auf die Information, die eingefügt werden soll (z. B. Seitenzahl oder Überschriftentext).
In diesem Kontextmenü wählen Sie die Art der Information aus, die eingefügt werden soll Wählen Sie dann im Feld „Für welche“ aus, dass sie einen Querverweis einfügen wollen.
Setzen Sie nun einen Haken bei „Hyperlink einfügen“, um dem Leser das Springen zum verlinkten Element zu ermöglichen.
Klicken Sie anschließend auf „Einfügen“ und der in Punkt 3 markierte Text wird in einen Link umgewandelt.
Halten Sie die [STRG]-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Link, um zu dem verlinkten Objekt zu gelangen.
Achtung: Tabellen und Abbildungen können Sie in Word nur verlinken, wenn diese eine Beschriftung haben. Eine Beschriftung können Sie ganz einfach hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt klicken und „Beschriftung einfügen“ auswählen. Alternativ wählen Sie im Menüband den Reiter „Referenzen“ aus und klicken auf die Schaltfläche „Beschriftung einfügen“.
Fazit: So erhöhen Textmarke, Verweis und Link die Übersichtlichkeit
Microsoft Word bietet zahlreiche Möglichkeiten für die Textverarbeitung: Ob Sie den Text formatieren, Sonderzeichen, Überschriften oder Listen einfügen wollen oder zwischen unterschiedlichen Schriftarten wählen. Doch nicht nur das: In Word können Sie auch Verweise integrieren.
Solche Querverweise erleichtern die Navigation durch ein Dokument, insbesondere wenn dieses über mehrere Seiten lang ist und verschiedene Textbausteine und Bildelemente enthält. Durch einen Klick auf den Hyperlink gelangt der Leser so direkt zum ausgewiesenen Sprungziel und kann Gedankengänge besser nachvollziehen. Durch die Erstellung von Zentraldokumenten können sogar Querverweise unterschiedlicher Dokumente miteinander verknüpft werden.
FAQ
Wie lösche ich einen Verweis?
Wenn Sie einen Querverweis löschen wollen, wenn dieser zum Beispiel fehlerhaft oder an der falschen Stelle ist, können Sie dies mit nur wenigen Klicks erledigen. Klicken Sie mit der Maustaste zunächst in den Absatz oder auf das Wort, das den Querverweis enthält. Achten Sie dabei darauf, den Abschnitt nicht zu markieren, da dieser sonst gelöscht werden könnte. Drücken Sie anschließend die Tastenkombination [STRG + Umschalt + F9] und der Querverweis ist gelöscht.
Auf welche Textbausteine kann ich verweisen?
Mit einem Querverweis können Sie verschiedene Textbausteine verlinken und so Ihr Dokument besser strukturieren. So können Sie auf Textstellen, Tabellen, Grafiken, Abbildungen, Fußnoten oder auch Seitenzahlen verweisen, sodass der Leser mit nur einem Klick auf den Hyperlink zu diesen Sprungzielen weitergleitet wird.
