Gewusst wie: Clevere Tipps und Tricks für den Umgang mit Word

Microsoft Word ist das Programm schlechthin, wenn es um die Textverarbeitung am PC geht. Denn: Es ist schon für Anfänger einfach zu nutzen und bietet zahlreiche Funktionen. Dennoch ergeben sich beim Bearbeiten von Word-Dokumenten manchmal Probleme. Doch mithilfe von einfachen Tipps und Tricks sind diese leicht behoben – und der Umgang mit dem Office-Programm geht noch einfacher von der Hand.

Wer einen Text in Microsoft Word erstellt, merkt schnell: Dieses Programm steckt voller vielfältiger Funktionen und Anwendungen. Denn egal, ob es darum geht, Briefe zu schreiben, Tabellen zu generieren, mit Bildern zu arbeiten oder etwas zu drucken: Die Software ist in all ihren verschiedenen Versionen gut ausgerüstet.

Doch in einigen Fällen bringen viele Wordfunktionen auch kleinere Probleme mit sich. Der Vorteil bei Microsoft Word? Diese Probleme lassen sich schnell und einfach lösen – mithilfe von Tipps, Tastenkombinationen oder Einstellungen. Dadurch ist es bereits Anfängern möglich, sicher und schnell mit einer Word-Datei zu arbeiten und Fortschritte in der Textverarbeitung zu erzielen. Doch was sind besonders hilfreiche Tipps, wenn es um Word geht?

Mit wenigen Klicks und kurzen Befehlen zum schnellen Erfolg in Word. Mit den passenden Tricks lassen sich in Microsoft Word nicht nur alle Probleme lösen, sondern auch Erfolg und Effizienz bei der Textproduktion steigern!

1. Einfaches Arbeiten durch Kontrollkästchen

Praktisch und schnell ausgewertet: Besonders bei Umfragen oder Arbeitsblättern sind Kästchen zum Ankreuzen sehr hilfreich. Doch Word schien es nie besonders leicht zu machen, diese in ein Dokument einzusetzen – bis jetzt! Denn nun gibt es gleich drei praktische Lösungsansätze, um Kontrollkästchen mühelos in jede Word-Version zu integrieren.

2. Begriffe leicht erklärt – durch QuickInfo

Wer eine Erläuterung für Fremdwörter, Fachbegriffe und Co. in Word einbettet, hilft dabei vielen Lesern, Texte leichter zu verstehen. Das Programm selbst bietet das leider nicht an. Doch mithilfe eines Tricks werden Ihnen trotzdem QuickInfos für einzelne Wörter und Passagen in Word angezeigt.

3. Test, Test: Blindtext clever eingefügt

Egal ob Sie Funktionen testen möchten, das Layout ausprobieren oder Text als Platzhalter benötigen: Blindtext kann in Word-Dateien immer wieder hilfreich sein. Dazu müssen Sie jedoch nicht mühevoll auf den Tasten herumdrücken, sondern wenden eine einfache Tastenkombination an.

4. Neubeginn an der letzten Stelle: Dieser Tipp macht’s möglich

In einem langen Text verliert man schnell den Überblick, wo man zuletzt war – besonders, wenn etwas Zeit vergangen ist. Doch auch hier hilft ein einfacher Word-Trick: Mithilfe zweier Tasten geben Sie den Befehl, an die letzte Stelle im Dokument zu springen.

Diese leichten Word-Tipps benötigen wenige Klicks – mit denen Sie jedoch um einiges schneller und professioneller mit dem Office-Programm umgehen. Einige Word-Probleme stellen Sie vor größere Herausforderungen: Zum Beispiel, wenn es um Formatvorlagen oder das Layout von Dokumenten geht. Doch auch hier helfen einige wissenswerten Formatierungen und Einstellungen weiter.

Für die meisten Nutzer stellt die Texterstellung in Word kaum ein Problem dar – doch sobald sie ihre Datei in das richtige Format oder Layout bringen möchten, tauchen einige Fragen auf. So leicht das Schreiben ist, so knifflig kann die Formatierung sein! Schnell verschieben sich Zeilen oder ein Absatz und der Grund dafür scheint unbekannt. Doch auch hierfür stehen jede Menge Lösungen bereit, beispielsweise für diese Probleme:

• Wie finde ich mich schnell in langen Dokumenten zurecht?
• Wie mache ich meinen Text leichter lesbar?
• Wie ziehe ich Linien vom Satzende bis zum Seitenrand?
• Wie messe ich Abstände mithilfe meiner Maus?
• Wie wandle ich Nummerierungen in Text um?

Und auch für häufige Probleme hat Word meist einfache – wenn auch versteckte – Lösungen parat. So gestalten Sie Ihre Dokumente übersichtlich und erleichtern sich und anderen die weitere Textverarbeitung.

Beim Schreiben eines langen Textes gibt es viele Optionen, diesen anzuordnen. Und oft merkt man erst im Nachhinein, dass die Reihenfolge anders sinnvoller wäre. Viele Nutzer fangen dann an, mithilfe von Copy-and-Paste, also der Kopieren- und Einfügen-Funktion, den Text auszuschneiden und an anderer Stelle einzufügen. Doch das ist nicht nötig, denn hierfür bietet Word eine praktische Funktion im Formatier-Modus.

Mithilfe von sogenannten Gliederungsebenen wird es Ihnen leicht gemacht, Überschriften zu vertauschen, die Reihenfolge zu ändern und dem Dokument eine sinnvolle Struktur zu geben. Dazu benötigen Sie nur wenige Schritte, die Sie schon mit wenig Erfahrung in der Anwendung von Microsoft Word meistern.

Drei Klicks und weg: Störende Zeilenabstände entfernen

Seltsame Abstände und eine veränderte Formatierung: Häufig passiert das durch das Einfügen von Texten aus dem Netz in ein Word-Dokument. Doch mit nur wenigen Klicks – genauer gesagt drei Stück – werden Sie die störenden Zeilenabstände los und stellen Ihr ursprüngliches Layout im Office-Programm wieder her. Wenden Sie dafür die Schritt-für-Schritt-Erklärung an, kann nichts mehr schiefgehen und es gelingt Ihnen ganz allein, die störenden Zeilenabstände zu deaktivieren.

Wenn Sie mit Arbeitskollegen oder anderen Menschen gemeinsam an einem Word-Dokument arbeiten, kennen Sie den Markupbereich. Denn dort stehen Kommentare oder Änderungen, die die anderen Nutzer am Dokument vorgenommen haben. Wollen Sie dieses jedoch weiterbearbeiten oder beschreiben, fehlt dieser Platz und die Datei wirkt klein auf dem Bildschirm.

Aus diesem Grund stellt Word in den Registerkarten eine Funktion bereit, die Ihnen das Ausblenden des Markupbereichs erlaubt. Dadurch wird dieser nicht vollständig entfernt – sondern nur auf Ihrem PC nicht angezeigt. Damit bleibt er weiterhin für alle Nutzer zugänglich, Sie haben aber den besten Blick, um ideal an Ihrer Word-Datei arbeiten zu können.

Das Microsoft-Office-Programm Word bietet seinen Nutzern vielfältige Möglichkeiten an, mit Text zu arbeiten. So stehen unterschiedliche Vorlagen zu Verfügung, doch auch der Nutzer selbst kann seinen Text individualisieren: Mit vielen Schriftarten, Schriftgrößen oder auch -farben.

Doch vor dem Gestalten steht das fehlerlose Schreiben und Erstellen der Datei. Und auch hier können Sie praktische Tipps anzuwenden, die die Texterstellung wesentlich erleichtern. So bietet Ihnen Word beispielsweise an, Zahlen aus dem Text auszuschreiben. Das bedeutet: Sie schreiben die Ziffern, Word übernimmt das oftmals komplizierte Ausschreiben, nachdem Sie die STRG-Tastenkombination verwenden. Und auch die Groß- bzw. Kleinschreibung macht Word einfacher. Durch bestimmte Befehle werden Großbuchstaben blitzschnell zu Kleinbuchstaben oder die Groß- und Kleinschreibung lässt sich komplett umschalten.

Word unterstützt Sie aber auch dabei, diese Probleme zu beheben:

• Deaktivieren Sie automatische Großbuchstaben am Satzanfang: Besonders bei Aufzählungen oder Stichpunkten ist diese Word-Automatik nicht immer gewünscht. Denn das Microsoft-Programm schreibt den Satzanfang immer groß – und ändert dies auch, wenn Sie es gar nicht wollen. Doch es könnte kaum leichter sein, diese Einstellung zu widerrufen und im Word-Dokument zu deaktivieren.
• Doppelte Leerzeichen schnell und einfach finden: Wer einen Text schreibt und versehentlich öfter doppelte Leerzeichen einbaut, bemerkt diese erst später. Bei der Gestaltung und Formatierung des Textes verändern diese den Text und lassen ihn komisch aussehen. Doch mit ein paar schnellen Befehlen an Ihr Office-Programm finden Sie diese ganz leicht – sodass Sie sie löschen und mühelos am Text weiterarbeiten können.
• Das große „ß“ richtig verwenden: Bei Kleinschreibung fällt es kaum noch auf – in der Großschreibung gab es jedoch lange keine Regelung für das Eszett. Doch damit besonders bei Eigennamen keine Fehler unterlaufen und Probleme auftreten, gibt es seit einiger Zeit auch ein großes „ß“. Dieses fügen Sie in jeder Word-Version mithilfe einer Tastenkombination schnell und einfach ein.

Diese praktischen Funktionen, Lösungen und Tricks machen das Erstellen von Word-Dokumenten kinderleicht. Auch beispielsweise bei Bewerbungen trumpfen Sie mit einer fehlerfreien Datei auf. Denn heutzutage achten viele Arbeitgeber, zum Beispiel IT-Firmen, auf viel mehr als Ihre beruflichen Qualifikationen.

PC-Kenner schätzen das Office-Programm Word für seine Vorteile im Bereich der Textverarbeitung – wenden aber ergänzend dazu noch viele weitere Dateiformate oder Programme an. Und in der Zusammenarbeit zwischen zwei unterschiedlichen Softwares kann es zu Problemen kommen. Sei es nur in der Darstellung oder in der gesamten Komptabilität: Auch hier gibt es für jedes Problem eine Lösung. So zum Beispiel bei den folgenden Schwierigkeiten:

• Wie verschicke ich meine Word-Datei als formatierte E-Mail?
• Wie übernehme ich den Text aus einer PDF-Datei in Word?
• Wie füge ich eine PDF-Datei in mein Word-Dokument ein?
• Wie arbeite ich geschickt mit PowerPoint und Word zusammen?

Möchten Sie standardmäßig mit Word als Textverarbeitungsprogramm arbeiten, bietet es sich an, Microsoft Word als Standardprogramm einzurichten.

Wenn Sie empfangene Dateien öffnen oder Dokumente aus dem Internet laden kann es sein, dass diese nicht direkt mit Microsoft Word geöffnet werden. Denn auch Programme wie beispielsweise Wordpad dienen der Textverarbeitung. Wenn Sie möchten, dass dennoch alle Dateien direkt mit Word geöffnet werden, lässt sich die Office-Anwendung als Standardprogramm einstellen. Das gelingt in den Menü-Einstellungen Ihres PCs und ist in kurzer Zeit geschafft.

Ein neuer PC ist etwas Tolles: Durch aktuelle Technik, verbesserte Ansicht und schickes Design bereitet er dem Besitzer große Freude. Doch beim Einrichten des Computers treten teilweise Schwierigkeiten auf. Programme wie Word sind auf dem neuen Computer mit den nicht-personalisierten Betriebseinstellungen programmiert.

Damit Sie auch auf Ihrem neuen PC mühelos wieder in die Textverarbeitung einsteigen können, ermöglicht Microsoft Word den Umzug mit allen Einstellungen auf einen neuen PC. Eine „Umzugsfunktion“ ist das leider nicht, doch einige Tricks helfen dabei, Ihre persönlichen Einträge, Einstellungen und Befehle auch auf dem neuen Computer zu übernehmen.

Auch wenn Microsoft Word das beliebteste Programm zur Textverarbeitung ist – jede Version hat ihre Kniffe und immer wieder treten kleinere Probleme auf. Besonders die Formatierung eines Dokuments kann schwierig sein. Doch mithilfe von Word-Tipps und Lösungen für die Schwierigkeiten ist es bereits Anfängern möglich, das Office-Programm sicher zu bedienen und schnell zu erlernen.