So umschiffen Sie die häufigsten Tücken des Spaltensatzes

Auf diese 4 Punkte müssen Sie achten!

Ob Sie in Ihrem Dokument Spaltensatz nutzen oder besser ein einspaltiges Layout einsetzen, hängt von mehreren Randbedingungen ab. Generell gilt: Sie können jederzeit zwischen mehrspaltigem und einspaltigem Layout hin- und herwechseln, ohne dass Ihr Text dabei Schaden nimmt. Im Zweifelsfall lohnt sich ein kurzer Test. Folgende Punkte sollten Sie bei Ihrer Entscheidung beachten:

1. Punkt: Ist die Seite breit genug für Spalten? Der Einsatz von Spalten ist nur dann sinnvoll, wenn Ihre Seite auch breit genug ist. Angenommen, Sie gestalten ein Dokument im DIN-A5-Format, nutzen eine Schriftgröße von zehn oder zwölf Punkt und Ihr rechter und linker Rand ist jeweils drei Zentimeter breit. Hier wird auf den ersten Blick klar, dass der verbleibende Platz keine zwei Spalten zulässt. Ist der Rand beispielsweise nur einen Zentimeter breit und Sie arbeiten mit einer Neun-Punkt-Schrift? Dann können Sie den Text problemlos in zwei Spalten setzen.

Testen Sie bei Bedarf einfach die verschiedenen Spaltenzahlen aus. Sie werden auf einen Blick erkennen, welche Spaltenzahl für Ihren Text optimal ist! Und in Grenzfällen können Sie z. B. die Schriftgröße um einen oder einen halben Punkt verringern/erhöhen. So erreichen Sie, dass Ihnen die richtige Anzahl Zeichen pro Zeile zur Verfügung steht.

2. Punkt: Wie viele Spalten verträgt eine Seite? Ob Sie Ihren Text in ein, zwei, drei oder mehr Spalten verteilen, hängt von der Seitenbreite und der Schriftgröße ab. Orientieren Sie sich an den folgenden Richtlinien: Spalten sind typischerweise 45 bis 60 Zeichen breit, es finden demnach im Schnitt sieben bis zehn Wörter in einer Spaltenzeile Platz. Diese Spaltenbreite hat denVorteil, dass der Leser eine komplette Zeile in ein bis zwei Blicken erfassen kann. Werden die Spalten wesentlich breiter, besteht wie bei einspaltigemText die Gefahr, dass das Auge beim Lesen aus der Zeile rutscht – der Leser hat keine Führung mehr. Werden die Spalten schmaler, lassen sich die Worte in den Zeilen nicht mehr vernünftig ausgleichen. Es entstehen störende Lücken zwischen den Buchstaben oder Wörtern. Oder die Silbentrennung schlägt am Ende jedes Satzes zu - mehr als drei Trennstriche sollten aber nicht unmittelbar aufeinanderfolgen.

3. Punkt: Kommen viele Tabellen, Bilder etc. in Ihrem Dokument vor? Ob Ihr Text für den Spaltensatz geeignet ist, hängt auch von der Anzahl der Bilder, Tabellen, Aufzählungen, Zeichnungen, Formeln usw. ab. Wenn Sie beispielsweise bei einer Schritt-für-Schritt-Anleitung jeden Schritt mit einem aufwendigen Bild ergänzen möchten, ist der Spaltensatz ungeeignet. Benötigen Sie in einem Dokument viele große Bilder, die eine halbe Seite und mehr einnehmen? Auch dann ist der Spaltensatz ungeeignet, da die Bilder das »gleichmäßige Fließen« des Textes verhindern. Das Gleiche gilt für Tabellen, die die volle Seitenbreite einnehmen. Zwar lassen sich die Tabellen beispielsweise als gestalterisches Element komfortabel auch über mehrere Spalten hinweg platzieren, dies bedeutet aber einen erhöhten Aufwand. Das gilt auch für alle anderen grafischen Elemente.

4. Punkt: Nutzen Sie in Spalten immer Blocksatz! Damit der Text in Spalten gut lesbar bleibt, wird er häufig im Blocksatz formatiert. Dabei ändert Word den Wortabstand so, dass nicht nur der linke Rand des Textes, sondern auch der rechte Rand »glatt« wird. Flattersatz - das heißt, der rechte Rand ist nicht ausgeglichen - ist in Spalten in aller Regel schlechter zu lesen.

Nie mehr die falschen Seiten ausdrucken

Kürzlich erreichte uns in der Redaktion von „Word-Tipps & Tricks von A-Z“ folgende Frage eines Lesers per E-Mail: Ich kann es mir einfach nicht erklären: Ich möchte lediglich die dritte Seite meines neu verfassten Berichts ausdrucken und habe die Angabe im Drucken-Dialogfenster entsprechend vorgenommen, doch wenn ich den Druck starte, erhalte ich außer der gewünschten Seite noch weitere Ausdrucke. Es scheint so, als würden verschiedene Seiten des Dokuments willkürlich gedruckt. Woran liegt das und wie kann ich das abstellen?

Die Antwort aus der Redaktion:

Das Problem tritt dann auf, wenn Ihr Dokument aus mehreren Abschnitten besteht (beispielsweise für jedes Kapitel ein Abschnitt) und Sie festlegen, dass in jedem Abschnitt die Seitennummerierung bei »1« beginnen soll. In diesem Fall gibt es in Ihrem Dokument mehrere dritte Seiten, weshalb Word nicht nur die dritte Seite des ersten Abschnittes druckt, sondern auch alle dritten Seiten der folgenden Abschnitte. Um dieses Problem zu lösen, geben Sie beim Drucken nicht nur die Seitenzahl, sondern auch die Abschnittsnummer an. Und so gehen Sie dazu vor:

1. Positionieren Sie den Cursor auf der Seite, die Sie drucken möchten.
2. Prüfen Sie jetzt mit einem Blick in die Statusangaben am linken Rand der Word-Statusleiste, auf welcher Seite und in welchem Abschnitt Sie sich befinden. Beachten Sie, dass in Word 2007 die Datenanzeige hier unter Umständen erst aktiviert werden muss. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und wählen Sie im Kontextmenü die gewünschten Informationen.
3. Erscheint hier z. B. »Seite 3« und »Abschnitt: 1« bzw. »Ab 1«, müssen Sie die dritte Seite des dritten Abschnitts drucken.
4. Rufen Sie jetzt das Drucken-Dialogfenster auf. Word 2007: Klicken Sie dazu auf die Office-Schaltfläche oben links, dann auf den Befehl DRUCKEN und nun rechts auf den Eintrag DRUCKEN. Word 2003, 2002/XP und 2000: Rufen Sie das Menü DATEI, Befehl DRUCKEN auf.
5. Alle Versionen: Klicken Sie unter SEITENBEREICH auf das Optionsfeld SEITEN.
   
6. Geben Sie nun in dem Textfeld hinter SEITEN anstelle der einfachen Seitenzahl den Text »p3s1« ein. Das »p« steht für »Page« (= Seite), das »s« für »Section« (= Abschnitt). In unserem Beispiel wird also wie gewünscht die dritte Seite des ersten Abschnitts ausgedruckt.
7. Wenn Sie jetzt das Drucken-Dialogfenster mit einem Klick auf OK starten, wird die gewünschte Seite des gewählten Abschnitts gedruckt.

Die zusätzlichen Seiten- und Abschnittsangaben lassen sich selbstverständlich auch zu kompletten Seitenbereichen kombinieren. Möchten Sie z. B. die erste Seite von Abschnitt 1, Abschnitt 2 und Abschnitt 3 drucken, lautet die Angabe wie folgt: »p1s1;p1s2;p1s3«. Sollen die Seiten 1 bis 12 des zweiten Abschnitts gedruckt werden, geben Sie Folgendes ein: »p1s2-p12s2«.Wenn Sie nur eine einzelne Seite drucken wollen und sich der Cursor bereits in der aktuellen Seite befindet, können Sie im Drucken-Dialogfenster auch die Option AKTUELLE SEITE aktivieren. Hierbei sparen Sie sich die Angabe von Seite und Abschnitt.