Word-Dokument als formatierte E-Mail verschicken

In den meisten Fällen werden Sie Word-Dokumente als Anhang einer E-Mail verschicken. Sofern Sie Word als Teil von Microsoft Office installiert haben und auch Outlook auf Ihrem PC vorhanden ist, können Sie das direkt aus Word heraus erledigen: In Word 2010 wählen Sie DATEI-SPEICHERN UND SENDEN an und über den Reiter PER E-MAIL SENDEN klicken Sie auf ALS ANLAGE SENDEN. In Word 2007 klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, dann auf SENDEN und schließlich auf E-MAIL. In Word 2003 und früher rufen Sie DATEI-SENDEN AN-(E-)MAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE) auf.

Aber was ist, wenn Sie das aktuelle Dokument nicht als Anlage, sondern direkt als formatierten Nachrichtentext verschicken wollen? Auch das ist ohne weiteres möglich und in den älteren Word-Versionen (2003, 2002/XP, 2000) ganz schnell umsetzbar. Sie müssen in der Standard-Symbolleiste lediglich auf das Symbol E-MAIL klicken (es befindet sich gleich in der ersten Symbolgruppe).

Daraufhin erscheint ein Nachrichtenkopf wie in einer E-Mail-Nachricht - mit AN- und BETREFF-Zeilen. Der oder die Empfänger lassen sich darüber sogar bequem aus Ihrem Outlook-Kontaktordner auswählen. Um das Dokument als E-Mail zu verschicken, genügt ein Klick auf KOPIE SENDEN.

Auch in Word 2010 und 2007 ist diese Funktion noch enthalten. Nur den Befehl zum Einblenden des Nachrichtenkopfes müssen Sie erst noch in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN an.
2. Im danach angezeigten Dialogfeld öffnen Sie das Dropdownfeld BEFEHLE AUSWÄHLEN und aktivieren den Listeneintrag „Befehle nicht im Menüband“ (2010) bzw. „Befehle nicht in der Multifunktionsleiste“ (2007).
3. In der darunter stehenden Liste markieren Sie den Eintrag „An E-Mail-Empfänger senden“.
4. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um den Befehl in das rechte Listenfeld zu übernehmen.
5. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

Wenn Sie auf das soeben eingefügte Symbol klicken, erscheint auch in den neueren Word-Versionen der Nachrichtenkopf mit den Optionen zum E-Mail-Versand. Ein erneuter Klick auf das Symbol blendet den Nachrichtenkopf wieder aus.