Datenmanagement: Das müssen Sie beim Erfassen, Nutzen und Speichern von Daten berücksichtigen

Für Unternehmen wird die Frage nach dem richtigen Datenmanagement immer wichtiger. Schließlich werden in Betrieben jeden Tag große Datenmengen verarbeitet und diese einerseits zur Verfügung zu stellen und sie andererseits auch zu schützen macht nur einen Teil der Datenverwaltung aus.

Datenmanagement bezeichnet das Erfassen, Nutzen sowie die Speicherung von Daten unter der Berücksichtigung einiger Parameter. Die Daten sollen kostengünstig, sicher und effizient verwaltet werden. Datenmanagement soll es Mitarbeitern in Unternehmen und anderen Organisationen ermöglichen, Daten zu nutzen, um Ziele zu erreichen, Entscheidungen zu treffen, Maßnahmen durchzuführen und den Wert des Unternehmens dadurch zu steigern. Diese Nutzung von Daten muss dabei unter gewissen Vorgaben geschehen und stets optimiert werden.

Datenmanagement und Prozessmanagement sind in diesem Rahmen eng miteinander verwoben. Schließlich sind Daten in vielen Unternehmen das, was den Vermögenswert einer Firma ausmacht. Um diesen Wert effizient zu schützen, aber auch neue Werte zu schaffen sowie auf bestehendes Datenmaterial problemlos zugreifen zu können, sind entsprechende Prozesse unerlässlich.

In der Verwaltung von Daten fallen verschiedene Aufgaben an.

• Datenerhebung unter der Berücksichtigung der Datensparsamkeit, das heißt es dürfen nur so viele Daten wie wirklich benötigt werden, erhoben werden. In der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist diese Pflicht zur Sparsamkeit festgelegt.
• Datenqualität sicherstellen,indem schon bei der Eingabe von Daten sorgfältig gearbeitet wird.
• Datenverwendung transparent machen.
• Datentransfers vermeiden, wenn möglich. Je mehr Daten von A nach B geschoben werden, desto anfälliger werden Sie für Sicherheitslücken oder den Datenverlust.
• Datenquellen einfach zugänglich machen.
• Daten sicher speichern, zum Beispiel in der Cloud oder innerhalb der dafür vorgesehenen Datenbank-Software.
• Daten sichern und regelmäßig Backups anlegen, zum Beispiel in der Cloudoder auf externen Speichermedien.
• Dateisysteme und gesamte IT schützen, vor Hackerangriffen oder Malware. Durch Firewalls und einen aktuellen Virenschutz ist das möglich.
• Interner Datenschutz durch die Zuweisung von Rechten innerhalb von Datensystemen. Schließlich müssen zum Beispiel Mitarbeiterdaten auch vor anderen Mitarbeitern geschützt werden.
• Hardware schützen, vor Bränden, Wasserschäden oder Überspannung.
• Kompetenz im Umgang mit Daten vermitteln,um Fehlbedienung zu vermeiden.
• Datenqualität prüfen, am bestenin einer festgelegten Regelmäßigkeit.
• Archivierung von Daten, um das Datenvolumen auf den aktuell genutzten Systemen und Geräten so schmal wie möglich zu halten. Auch müssen zum Beispiel für das Finanzamt Daten über gewisse Zeitspannen aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob diese noch für den aktuell laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden.
• Daten endgültig löschen, um einerseits Platz zu schaffen und andererseits auch die Datenschutzverantwortung loszuwerden. Es sollte vorher gründlich geprüft werden, ob die zu löschenden Daten wirklich endgültig gelöscht werden können oder ob sie nicht vielleicht doch noch an anderer Stelle gebraucht werden. Löschen ist auch nicht gleich löschen, so werden Daten auf manchen Festplatten einfach überschrieben. Um sie wirklich zu entfernen, sollten Sie mit entsprechenden Programmen wie zum Beispiel CCleaner arbeiten.
• Rechtssicherheit beachten und durch eine regelmäßige Analyse des eigenen Datenbestandes den gängigen Gesetzen folgen.
• Erkenntnisse transparent machen und mit anderen teilen.

Die Herausforderung beim Datenmanagement ist, dass all diese Aufgaben ineinandergreifen und so effizient und praktikabel wie möglich gestaltet sind. Jeder Mitarbeiter sollte den Zugriff auf die Daten haben, die er benötigt, ohne den Datenschutz außer Acht zu lassen. Für Unternehmen kann eine sogenannte Data-Governance-Richtlinie sinnvoll sein. Darin wird festgelegt, wie der Umgang mit Daten im Unternehmen gehandhabt wird.

Für das Datenmanagement in Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten und viele vorgefertigte Software-Lösungen:

Von Google, Oracle, SAP und vielen weiteren großen Firmen werden zahlreiche Tools und Programme zur Verwaltung von Daten angeboten.

Für Freiberufler, Einzelunternehmer sowie kleine Startups ist das Thema Datenmanagement ebenfalls vom ersten Tag an relevant und sie sollten sich frühzeitig nach der entsprechenden Software umsehen.

Auch als Privatperson ist das Thema Datenmanagement relevant, wenn auch auf kleinerer Ebene. Auf einem Heim-Computer, dem Smartphone und dem Tablet befinden sich Datenmengen, die sortiert, verwaltet und gesichert werden wollen.

Mit den richtigen Tools lassen sich Daten verwalten – für jeden Zweck gibt es die richtige Software:

• Mit Order In my Folder sortieren und verwalten Sie Dateien auf Ihrem Windows-Rechner.
• DirPrintOK druckt Ihre Ordner- und Dateiübersichten als Liste aus.
• Mit VisiPics finden Sie doppelte Fotos auf Ihrer Festplatte und können überflüssige Bilder löschen, um Platz für neue Daten zu schaffen.
• DupeGuru hilft Ihnen dabei, doppelte Dateien zu finden. Sie können nach verschiedenen Dateiarten wie Musik, Bilder und mehr sortieren.
• Mit Unlocker entsperren Sie blockierte Dateien.
• Die Software Jajuk lässt Sie Ihre Musiksammlung einlesen und anschließend sortieren.
• Terminplaner.net ist ein simples Tool, zur Verwaltung Ihrer Dateien.
• Ant Movie Catalog hilft bei der Katalogisierung von Videos, DVDs und Blu-rays.
• Der Dateimanager Double Commander eignet sich gut zum Kopieren und Verschieben von Dateien, um Ordnung auf dem Rechner zu schaffen. Mit diesem Programm benennen Sie auch Dateien stapelweise um.
• Dircomp lässt Sie komplette Ordner miteinander vergleichen, um den Datenbestand konsistent zu halten.
• Mit dem Download „Leere Ordner schnell löschen“ löschen sie ganz einfach leere Ordner in Outlook.
• Mit Folder Axe können Sie Ordner mit großen Dateimengen in zwei oder mehrere Ordner aufteilen.  
• Das Tool Toucan hat nur eine Funktion: Dateien komfortabel und sicher kopieren. Es erledigt diese Aufgabe zufriedenstellend.
• Hörbücher können Sie mit CDex oder EasyTag auslesen und auf Ihrer Festplatte speichern.
• Mit IsoBuster lesen Sie Image-Dateien aus.

Gutes Datenmanagement beginnt mit den richtigen Tools, erfordert aber weitaus mehr. Wenn Sie ein paar Regeln befolgen, verlängern Sie den Lebenszyklus Ihrer Daten und sparen sich Chaos in Ihrem System:

• Halten Sie die Datenqualität von vorneherein hoch. Legen Sie erst gar keine fehlerhaften, unvollständigen, schlecht strukturierten oder unnötigen Daten ab. Vermeiden Sie Dopplungen.
• Beachten Sie das geltende Recht zum Thema Datenschutz, um Ärger zu vermeiden.
• Sichern Sie Ihre Daten so, dass Sie jederzeit auf ein Backup zurückgreifen können.
• Machen Sie die Verwendung von Daten transparent.
• Legen Sie Ihre Daten am besten dort ab, wo Sie ihren endgültigen Bestimmungsort haben.
• Vereinheitlichen Sie Schreibweisen und Übersetzungen.
• Automatisieren Sie Prozesse wie zum Beispiel das Anlegen von Backups.
• Vereinfachen Sie Prozesse.
• Vernetzen Sie Lösungen effizient miteinander und kombinieren Sie verschiedene Methoden, um ein möglichst umfassendes Datenmanagement abzubilden.
• Datenintegration und das Zusammenführen verschiedener Informationen in eine einheitliche Struktur macht ebenfalls Sinn.

Datenmangement ist ein komplexes Feld mit vielen unterschiedlichen Anforderungen. Es gibt verschiedene Arten von Daten, die jeweils unterschiedlich behandelt werden müssen. Während zum Beispiel Personendaten einem besonderen Schutz unterliegen, werden andere Daten ganz bewusst für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Die Datenverwaltung birgt viele Herausforderungen im Verwalten, Sichern und Archivieren von Informationen. Für Unternehmen gibt es die Qual der Wahl aus verschiedenen Softwarelösungen. Auch Privatpersonen müssen sich mit dem Thema Datenverwaltung befassen. Viele kleine Tools helfen dabei und erleichtern den Umgang mit den stetig wachsenden Datenmengen.