Dokumente am PC verwalten: dem Chaos entgegenwirken
Ist der Computer im Homeoffice oder im privaten Bereich noch neu und frisch, läuft meist alles wie geschmiert und Daten werden unkompliziert gespeichert, verschoben und geändert. Doch je länger ein System im Einsatz ist, desto schwieriger wird es, private Dokumente und wichtige Datensätze zu organisieren. Schwerer noch, wenn auch die privaten bürokratischen Dinge über ein und dasselbe Gerät abgewickelt werden. Wie wird also dem Chaos am besten entgegengewirkt, das sich mit der Zeit einschleppt?
Datenmüll sammelt sich schnell
Die meisten Menschen nutzen am PC oder dem Notebook das Microsoft Betriebssystem Windows. Insbesondere Windows 11 machte Eindruck mit seiner überarbeiteten Optik, den neuen Funktionen und Möglichkeiten. Dennoch bleibt auch unter dem aktuellen Betriebssystem das Problem bestehen, dass sich schnell ein ganzer Haufen an Daten ansammelt, welche mehr oder weniger häufig benötigt werden. Am Ende fliegen dann sämtliche Dokumente, Dateien und Ordner durcheinander und trotz anfänglicher Ordnung entsteht immer mehr Chaos über die Zeit.
Speziell, wer seine Büroarbeit für den Haushalt an einem gemeinsam genutzten PC oder Notebook macht, wird schnell merken, dass die Dinge unsortiert in unzureichend benannten Ordnern in der Tiefe der Dateistruktur schlummern. Auch wenn es zuverlässige Dienstleister gibt, welche mit professionellen Kündigungsvorlagen etwa dafür sorgen, dass Menschen Abos, Versicherungen, Arbeitsplätze oder auch Wohnungen sicher und rechtlich wirksam kündigen können, bleibt das Problem der Verwaltung. Denn selbst mit entsprechenden Vorlagen gilt es eine Struktur zu finden, in welchen die kostenlos erstellten Word- oder PDF-Kündigungen als Beispiel dann aufbewahrt werden. Gleiches gilt für Kopien, sollten diese Kündigungen über den Dienstleister normal oder per Einschreiben verschickt werden.
Persönliche Daten vom System trennen
Eine Option, dem Chaos entgegenzuwirken, ist eine zweite Partition auf der Festplatte zu erstellen. Im Regelfall kommt das System mit einem Laufwerk, das üblicherweise in der Dateiverwaltung mit "OS (C:)" bezeichnet wird. Mit kostenlosen Programmen allerdings lässt sich neben der Hauptpartition "C:" eine weitere erstellen. Etwa eine Partition, auf welcher ausschließlich Dokumente und Unterlagen, welche den bürokratischen Teil des Haushalts betreffen, landen. Gemeint sind die als Beispiel angesprochenen Kündigungen ebenso wie etwa ein digitales Haushaltsbuch, die Steuererklärung oder anderes.
Das Prozedere zielt darauf ab, die persönlichen Daten von den Systemdaten zu trennen. Um diesen Schritt komplett zu vollziehen, wird der Windows-Explorer genutzt. Mit einem Rechtsklick auf Dokumente wird über das Menü Eigenschaften im Register "Pfad" "Verschieben" ausgewählt. Nun kann auf der neuen Partition ein eigener Ordner für die persönlichen Daten angelegt und der Inhalt der Dokumente über "Ordner auswählen", "übernehmen" und der Bestätigung "OK" auf den Dateipfad verschoben werden.
Sicherungsdatei erstellen
Sind die persönlichen Daten vom System getrennt, gilt es eine nachvollziehbare Ordnerstruktur zu finden. Diese ist freilich stets individuell, sollte aber möglichst flach gehalten werden. Das erspart nicht nur viel "Geklicker", sondern bringt ebenfalls ein Plus an Übersicht.
Darüber hinaus ist es extrem wichtig, von sämtlichen persönlichen Daten, beginnend bei Fotos über die Korrespondenz bis hin zu Passwörtern oder E-Mails stets ein Backup zu erstellen. Sollte einmal etwas nicht mehr funktionieren, sind die Daten zumindest gesichert. Eine Sicherheitskopie ist also regelmäßig durchzuführen. Hierbei hilft das Erstellen eines Images allerdings nicht. Denn im Fall der Fälle würden durch dieses die neuen persönlichen Daten durch alte überschrieben werden.
