Keine Angst vor dem Finanzamt: Top 3 Buchhaltungssoftwares nutzen und die Finanzen im Blick halten

Einnahmen und Ausgaben festhalten, Gewinne berechnen und den Jahresabschluss für das Finanzamt erstellen – das alles ist Teil der Buchhaltung. Buchhaltung oder Buchführung bedeutet per Definition die Pflicht eines Unternehmens oder Unternehmers, alle seine Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Dies geschieht nicht nur im Interesse des Fiskus, sondern auch im Eigeninteresse eines Unternehmens, um nicht den Überblick zu verlieren.

Mit einer Buchhaltungssoftware lässt sich dieser Prozess enorm vereinfachen. Schließlich sind moderne Finanzsoftwares so aufgebaut, dass die verschiedenen Bereiche der Buchhaltung wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, die Kunden- und Lieferantenverwaltung, die Mahnwesen- und Rechnungsstellung synchronisiert werden können. Dadurch werden die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung automatisiert und es fällt leichter, alle wichtigen Zahlen und wirtschaftlichen Veränderungen des Geschäfts im Blick zu halten.

Doch nicht nur für Unternehmen ist eine Buchhaltungssoftware praktisch. Auch als Einzelunternehmer, Freiberufler oder kleines StartUp profitieren Sie von einem Tool, das Ihnen dabei hilft, Rechnungen zu schreiben, Geldeingänge sowie Ausgaben nachzuhalten und Steuerabzüge zu kalkulieren.

Die Funktionsweise einer Buchhaltungssoftware ist komplex. Umfassende Softwares enthalten u.a.:

• Automatisierte Buchhaltung zum Beispiel anhand der Kontierung von Belegen und Transaktionen sowie der Ermittlung von Besteuerung und Gewinnen. Auch Buchungen, die Erstellung von Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV), Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahresabschlüssen sind Teil der Funktionen.
• Management von Zahlungen und Belegen zum Beispiel durch das automatische Sortieren von Belegen zu Zahlungen, einem Belegarchiv, dem Bezahlen von Rechnungen mit einem Klick oder der Synchronisation der Buchhaltungssoftware mit dem eigenen E-Mail-Eingang oder einer Cloud.
• Organisationsmöglichkeiten für die eigenen Kunden.
• Anbindung an Banken und Überweisungsoptionen zum Beispiel per Kreditkarte oder Paypal, um Rechnungen per Klick zu bezahlen.
• Auftragsübersicht, um stets zu wissen, wo das eigene Unternehmen gerade steht.
• Rechnungsprogramm mit Versand aus der Anwendung heraus,um Angebote, Gutschriften und Rechnungen zu erstellen und direkt umzuwandeln.
• Anbindung an ELSTER, die Steuersoftware des Finanzamtes.
• Regelmäßige Updates, die die Aktualität der Software sowie die Berücksichtigung neuer Rechtsprechungen sicherstellen.

Buchhaltungssoftware gibt es sowohl als Cloud-Lösung als auch als klassische Software, die via CD-ROM auf den Computer gespielt wird. Die Cloud-Lösungen sind dabei deutlich praktischer, da der Software-Kauf und das umständliche Installieren von Programmen wegfallen. Über den Browser kann das Buchhaltungsprogramm angesteuert werden und ist außerdem von überall aus zugänglich, weshalb Sie nur einen PC benötigen, um all Ihre Finanzen im Griff zu haben.

1. Lexoffice - webbasierte Buchhaltung

Lexoffice ist die Online-Buchhaltung von Lexware, eine seit Jahren etablierte Finanzsoftware. Mit Lexoffice haben Nutzer die Möglichkeit ihre Buchhaltung auch ohne die Installation einer Software zu machen. Ob Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Rechnungen schreiben, die Verknüpfung mit dem Online Banking oder die Organisation Ihrer Kundenkontakte – Lexoffice ist intuitiv zu bedienen und der Funktionsumfang bietet Ihnen alles, was Sie brauchen.

Kleinunternehmern stellt Lexoffice ein elektronisches Kassenbuch bereit und auch für kleine und mittelgroße Unternehmen kann Lexoffice genutzt werden. Eine Verknüpfung mit ELSTER ist ebenso integriert wie eine DATEV-Schnittstelle. Falls Sie einen Steuerberater haben, können Sie ihm ausgewählten Zugriff auf Ihren Lexoffice-Account gewähren. Lexoffice bietet Ihnen sogar eine mobile App, über die Sie Ihre Finanzen immer im Blick halten können. Lexoffice gibt es in drei verschiedenen, kostenpflichtigen Varianten, die allesamt monatlich kündbar sind:

Rechnung und Finanzen: Für 7,90 Euro pro Monat (zzgl. MwSt.) gibt es die Basis-Funktionen mit Belegverwaltung, dem Schreiben von Angeboten und Rechnungen sowie Online-Banking und Steuerberater-Zugang.

Buchhaltung und Berichte: Für 16,90 Euro pro Monat (zzgl. MwSt.) können Sie auch EÜR, GuV sowie die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Auch Abschreibungen und zusammenfassende Meldungen erstellen Sie über diese Variante.

Buchhaltung und Lohn: Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern empfiehlt sich die umfangreiche Variante für 26,80 Euro (zzgl. MwSt.), mit der Sie zusätzlich zu den bisher genannten Funktionen auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen können, Zahlungen an Mitarbeiter anweisen können sowie Personalkosten verbuchen können.

2. SevDesk - intuitive Software mit ELSTER-Verknüpfung

SevDesk ist intuitiv bedienbar und erleichtert Ihnen die Buchführung durch die Möglichkeit, Belege zu digitalisieren sowie dem einfachen Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Die Beantragung eines ELSTER-Zertifikats fällt mit SevDesk weg, da das Programm die Verknüpfung zu ELSTER bereits integriert hat.

Das Programm hat eine automatische OCR-Texterkennung, das heißt Dokumente können nach bestimmten Schlagworten durchsucht und so schneller gefunden werden. Auch lassen sich internationale Abrechnungen erstellen und der Zugang über eine App ist ebenfalls möglich. Während einige Programme die Anzahl der Buchungen pro Jahr limitiert haben, ist bei SevDesk eine unbegrenzte Menge möglich.

Auch gibt es einen telefonischen Support und Hilfe-Videos, falls Sie mit einigen Funktionen des Buchführungsprogramms nicht zurechtkommen. Die Kostenstruktur von SevDesk basiert auf monatlich kündbaren Verträgen, 12-Monats-Abos und 24-Monats-Abos und es gibt ebenfalls drei verschiedene Paketgrößen:

3. Reviso - Buchhaltung in drei Preisvarianten

Mit dem Buchführungsprogramm Reviso erstellen Sie Kontenpläne, profitieren von der ELSTER-Schnittstelle und erfassen Zahlungen in verschiedenen Währungen. Außerdem verknüpfen Sie Ihr Online-Banking, erstellen umfassende Geschäftsberichte, Steuererklärungen oder behalten den Überblick über Ihre Bilanz. Dokumente können ganz einfach gescannt und so digitalisiert werden. Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote versenden Sie mit wenigen Klicks. Lieferanten und Kunden zu verwalten erleichtert Ihnen, Ihre Verbindlichkeiten im Auge zu behalten. So managen Sie Ihre Kosten bequem von zu Hause aus.

Ein Nachteil von Reviso im Vergleich zu den anderen beiden vorgestellten Optionen ist, dass die Anzahl an Buchungen in jeder der drei kostenpflichtigen Varianten begrenzt ist. Hier liegt auch der einzige Unterschied in der Preisgestaltung. Die Funktionen sind in allen Varianten dieselben, einzig die Anzahl der Buchungen variiert.

Wer nur eine Basisfunktion benötigt und Rechnungen stellen will, ist mit anderen Anbietern sie SevDesk oder Lexoffice günstiger dran. Wer jedoch von mehr Funktionen profitieren will und mit 1.000 Buchungszeilen im Jahr auskommt, erhält bei Reviso möglicherweise ein günstigeres Angebot bei ähnlichem Funktionsumfang.

Wenn Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden wollen, bedenken Sie Ihre persönliche Situation. Je nachdem, ob Sie als Privatperson Ihre Steuererklärung mit etwas Unterstützung erledigen wollen oder ob Sie Gründer eines StartUps sind und nun Ihre Finanzen genauestens im Blick halten müssen, haben Sie völlig andere Ansprüche an Ihre Finanzsoftware.

Neben der Unternehmensgröße kann auch Ihre Branche die Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware beeinflussen. So haben Vereine andere Anforderungen an eine Software als Immobilienverwalter. Für verschiedene Bedürfnisse gibt es unterschiedliche Buchhaltungsprogramme:

• Mit Money Manager EX halten Sie Ihre Ein- und Ausgaben, Ihren Kontostand sowie Ihre Geldanlagen und Kredite im Blick.
• OpenPetra ist eine kostenlose Software für die Verwaltung eines Vereins oder einer Hilfsorganisation.
• Berlussimo erleichtert die Verwaltung von Mietshäusern mit Handwerksleistungen, Reparaturen und den verschiedenen Mietparteien.
• Das Tool Monex ist besonders für Privathaushalte sowie kleine Betriebe geeignet, wenn es darum geht, Einnahmen und Ausgaben zu verwalten.
• Für Kleinunternehmer eignen sich zur Unterstützung der Buchhaltung die Finanz-Tools Hibiscus, das auch Homebanking kann, sowie SynTAX und Jameica.
• Doppelte Buchführung und einen Überblick über das Online Banking gibt es mit GnuCash gänzlich kostenlos.

1. Digitalisieren Sie Ihre Papierbelege zeitnah per Scanner und lassen Sie erst gar keinen Zettelberg aufkommen. So sparen Sie sich wertvolle Zeit und verlieren nicht den Überblick.
2. Speichern Sie Dokumente in guter Auflösung und in einem praktikablen Dateiformat, zum Beispiel als PDF, ab.
3. Ein zweiter Monitor, der hochkant gestellt wird (zum Beispiel über ein Tablet möglich), kann die Buchhaltung erleichtern, da digitale Belege fast ausschließlich hochkant sind.

Buchhaltung ist ein essenzieller Bestandteil eines Unternehmens und auch Privatpersonen sowie Kleinunternehmer kommen an ihr nicht vorbei. Geldeingänge und Ausgaben im Blick zu haben ist nötig, um wirtschaftlich agieren zu können. Auch gibt der Gesetzgeber vor, wie die Buchführung zu regeln ist. Eine Buchhaltungssoftware hilft dabei, den Überblick nicht zu verlieren und stets rechtssicher zu agieren. 

Das Erstellen von Jahresabschlüssen, EÜR, GuV sowie Umsatzsteuervoranmeldungen ist über Buchhaltungsprogramme möglich. Auch können das eigene Geschäftskonto sowie die ELSTER-Software des Finanzamts mit einem Buchhaltungsprogramm verknüpft werden. Wenn Sie sich für eine digitale Cloud-Lösung entscheiden, können Sie jederzeit von überall auf Ihre Buchführung zugreifen. Sie müssen keine zusätzliche Software installieren und können mit Programmen wie Lexoffice, SevDesk oder Reviso Ihre Buchhaltung theoretisch sogar ganz ohne Steuerberater durchführen.

Entscheidend bei der Auswahl einer Finanzsoftware ist, in welcher Branche Sie tätig sind, wie groß Ihr Unternehmen ist und welche Anforderungen Sie an Ihre Buchhaltung haben. Mit einigen Tipps und einer guten Software ist diese Aufgabe für Sie nicht länger lästig und chaotisch, sondern Sie können rechtssicher und ohne Angst vor Fehlern Ihre Finanzen regeln.