PDF bearbeiten: Mit diesen Tools und Apps können Sie Ihre Dateien konvertieren, komprimieren und verschicken
PDF steht für Portable Document Format und bezeichnet ein Dateiformat, dass das Unternehmen Adobe System im Jahr 1993 entwickelt hat. Ziel war ein Dateiformat zu finden, dass auf allen Computern geöffnet werden kann und Inhalte unverändert anzeigt.
Welche Vorteile bietet ein PDF-Dokument?
Ein PDF-Dokument kann sowohl aus Text als auch aus Bildern bestehen. Verschickt man beispielsweise ein Word-Dokument an einen anderen Computer, kann es sein, dass die gewählte Schriftart nicht wiedergegeben werden kann oder Zeilenumbrüche entstehen. Bei einem PDF entfallen solche Unstimmigkeiten – das Dokument sieht auf jedem PC gleich aus. PDF-Dokumente haben sich daher bewährt und werden selbst von offiziellen Stellen genutzt oder zur Verfügung gestellt.
Außerdem kann in PDFs mittels Acrobat Reader unkompliziert nach Schlagworten gesucht werden. Falls Sie gleich mehrere PDF-Dateien durchsuchen wollen, ist das ebenfalls möglich ohne, dass Sie dafür jedes Dokument einzeln öffnen müssen.
Diese Nachteile haben PDF-Dokumente
Ein Nachteil an PDF-Dokumenten ist, dass sie sich nicht auf Anhieb bearbeiten lassen. Insbesondere wenn es um offizielle Dokumente geht, ist dies eigentlich ein Vorteil, da die Dateien so nicht verfälscht werden können. Falls die Bearbeitung eines PDFs aber dennoch nötig ist, benötigen Sie eine zusätzliche Software.
Ein weiterer Nachteil an PDF-Dokumenten ist, dass Sie ein spezielles Programm auf Ihrem Computer brauchen, um Sie zu öffnen. Haben Sie aber zum Beispiel den Adobe Acrobat Reader auf Ihrem PC installiert, geht das Öffnen von PDF-Dateien mit einem Klick. Viele Rechner haben den Adobe Acrobat Reader sogar vorinstalliert, sodass Sie ihn nicht mal aktiv herunterladen müssen. Falls Ihr Rechner diesen Reader nicht installiert hat, können Sie die Adobe Software kostenlos herunterladen.
Barrierefreie PDF-Dateien dank Adobe
Mit dem Adobe Reader 5 wurde auch die Möglichkeit eingeführt, barrierefreie PDF-Dokumente zu erstellen. Diese sollen einfacher lesbar und klarer strukturiert sein, damit sie zum Beispiel auch sehbehinderte Menschen erfassen können. Gekennzeichnet sind barrierefreie PDF-Dateien unter anderem durch:
- gut lesbarer Text durch entsprechende Schriftarten und Schriftgrößen
- audiovisuelle Elemente
- klare Farben und Formen
- eine übersichtliche Navigation über ein Inhaltsverzeichnis o.ä.
- eine sorgfältige Struktur mit Aufzählungen, Nummerierungen etc.
- Inhaltsbeschreibungen
So öffnen Sie eine PDF-Datei
Wenn Sie eine PDF-Datei zugeschickt bekommen haben oder aus dem Internet ein PDF-Dokument heruntergeladen haben, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um die PDF-Datei zu öffnen:
Starten Sie den Acrobat Reader, wählen Sie „Datei“ -> „Öffnen“. Im Dialogfeld „Öffnen“ können Sie anschließend einen oder mehrere Dateinamen auswählen und auf „Öffnen“ klicken. Eine PDF-Datei erkennen Sie an der Erweiterung „.pdf“.
Öffnen Sie den Anhang der E-Mail und klicken Sie doppelt auf das PDF-Symbol.
Gehen Sie in Ihrem Dateisystem mit einem Doppelklick auf die PDF-Datei. Diese wird anschließend in der Regel im Webbrowser geöffnet.
Wenn Sie PDFs in einer Website öffnen, werden diese zunächst im Lesemodus geöffnet. Sie sehen das Dokument also ohne Menü oder sonstige Optionsanzeigen. Unten über Ihrem Dokument schwebt eine Werkzeugleiste, über die Sie verschiedene Grundfunktionen zum Anzeigen von Dokumenten anwählen können. Gehen Sie dafür einfach über den unteren Bereich des Browserfensters. Dort finden Sie auch die Schaltfläche, mit der Sie durch das Dokument blättern können. Wenn Sie den Lesemodus schließen und den Arbeitsbereich anzeigen lassen wollen, gehen Sie einfach in der Symbolleiste auf das Acrobat-Symbol.
PDF bearbeiten: So nehmen Sie Änderung an Dokumenten vor
Mit der entsprechenden Software ist eine Bearbeitung von PDF-Dateien problemlos möglich. So lassen sich beispielsweise mit dem Adobe Acrobat Pro DC-Programm Texte und Bilder direkt in der Datei verändern. Sie können Fehler korrigieren, neue Absätze hinzufügen oder die Seiten des Dokuments komplett neu anordnen.
Acrobat Pro DC ist die Vollversion von Acrobat und ermöglicht nicht nur das Bearbeiten von PDFs, sondern auch noch die Möglichkeit, diese von jedem beliebigen Gerät und von überall aus zu bearbeiten, sie zu unterschreiben, zusammenzuführen, in andere Dateiformate umzuwandeln und vieles mehr.
Sogar das Beschneiden und Auswechseln von Bildern in den Dateien ist möglich. Beim Erweitern von Aufzählungen oder dem Editieren ganzer Seiten passt sich außerdem die Formatierung automatisch an. Dank der umfassenden Werkzeugleiste, die die Software zur Verfügung stellt, ist die Bearbeitung ein Kinderspiel.
Der Haken an dieser Adobe Acrobat-Software ist der Preis. Das Tool ist nämlich nach einer siebentägigen Testphase nicht mehr kostenlos, sondern liegt regulär bei 17,39 Euro pro Monat, wenn Sie ein Jahres-Abo abschließen. Bei der Vorauszahlung des Jahres-Abos werden insgesamt 207,62 Euro fällig, das macht einen monatlich leicht rabattierten Preis von rund 17,30 Euro. Wird ein Monats-Abo abgeschlossen, müssen Sie mit 28,99 Euro pro Monat tief in die Tasche greifen.
Zum Glück gibt es einige Gratis-Tools, mit denen Sie Ihre PDF-Dateien kostenlos erstellen und bearbeiten können sowie von verschiedenen Korrektur-Funktionen profitieren.
Die 5 besten Gratis-Tools zum Erstellen, Bearbeiten und Korrigieren von PDF-Dateien
Um den PDF24 Creator zu nutzen, müssen Sie nicht unbedingt das Benutzerkonto erstellen, wozu Sie nach der Installation der Software aufgefordert werden. Die Bearbeitung von PDF-Dateien funktioniert auch so.
Um PDF-Dokumente im PDF24 Creator zu erstellen, können Sie einfach Ihre Word-Datei (oder andere Formate) in den Bearbeitungsbereich ziehen. Die Umwandlung geschieht automatisch.
Bestehende PDF-Dokumente zu bearbeiten ist mit dem PDF24 Creator möglich. Sie können Seiten entfernen oder die Reihenfolge ändern, Dokumente vereinen und Bilder austauschen. Auch Wasserzeichen lassen sich mittels PDF24 Creator in Ihre PDF-Dateien einfügen.
Über den PDF24 Creator können Sie auch auswählen PDFs per E-Mail zu verschicken oder sie zu komprimieren. Dies bietet sich für den Versand per E-Mail an, wenn Ihr Dokument so groß ist, dass es nicht in den Anhang passt. Ein weiteres Programm, mit dem die Komprimierung von PDF-Dokumenten möglich ist, ist IrfanView. Mit einem Klick auf „Komprimierung“ wird die Dateigröße Ihres PDF-Dokuments verkleinert, sodass weniger Speicherplatz benötigt wird.
Der PDF Creator funktioniert ähnlich wie PDF24 Creator, hat jedoch einen etwas reduzierteren Funktionsumfang. Grundsätzlich lässt sich aber genauso wie mit dem PDF24 Creator mit wenigen Klicks auf der übersichtlichen Schaltfläche aus verschiedenen Dateiformaten ein PDF erstellen. Nicht nur Word-Dokumente, sondern auch mehrere Bilder können in den PDF Creator gezogen werden, um auf diese Weise zum Beispiel mit wenigen Klicks ein E-Book aus Ihren schönsten Urlaubsfotos zu erstellen.
Auch können Sie über den PDF Creator aus jeder beliebigen Anwendung PDF-Dateien abspeichern. Dafür müssen Sie einfach nur den virtuellen Drucker nutzen, weshalb das Programm auch als PDF-Drucker bezeichnet wird. Das Bearbeiten und Zusammenfügen verschiedener PDFs ist ebenfalls unkompliziert möglich. Weiterhin können PDF-Dateien verschlüsselt werden, um die Sicherheit zu erhöhen.
Das kostenlose Tool ermöglicht das Erzeugen, Bearbeiten, Zusammenfügen und die Konvertierung von PDF-Dokumenten. Wählen Sie auch zwischen verschiedenen Qualitätsstufen, um ein PDF mit vielen Seiten zu verschlanken und es möglicherweise besser verschicken zu können. Eine weitere Funktion ist, dass Sie festlegen können, in welcher Größe eine PDF-Datei nach dem Öffnen angezeigt wird. Über einen virtuellen Drucker lässt sich mit dem Programm ebenfalls aus jeder beliebigen Datei ein PDF-Dokument erstellen. So können Sie zum Beispiel Websites abspeichern.
Der 7 PDF-Printer 8.2 ist nicht nur ein PDF-Drucker, der aus jedem beliebigen Format ein PDF erstellt, sondern hat in dem Zusammenhang auch noch eine Sonderfunktion parat:
- Bilderexport
- Multi-Kopier-Funktion
- Benennung eines Autors
- Erzeugen einer Web-Schnellansicht
- Virtuelles Briefpapier wählen und vieles mehr.
Das Tool ist für Privatanwender kostenlos – für Unternehmen werden 23 Euro für eine Software-Lizenz fällig.
m Gegensatz zu den anderen vier Tools ist Online 2PDF keine Software, die Sie herunterladen. Vielmehr können Sie über die Seite Online2PDF.com Ihre PDFs direkt online bearbeiten. Die Funktionen der Plattform sind vielfältig. Sie können PDF-Dokumente:
- editieren, in dem Sie Seiten drehen, auswählen, neu anordnen, Dateien teilen, Kopf- und Fußzeilen einfügen, das Layout verändern und mehr
- konvertieren in Word, PowerPoint, Excel etc. und so zum Beispiel Dateien aus dem Web besser zugänglich machen
- entsperren, um einen Druck-, Kopier- oder Änderungsschutz aufzuheben
- zusammenfügen
- komprimieren
Auch können Sie Ihre Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien überhaupt erst in eine PDF-Datei umwandeln.
Eine Einschränkung der Plattform ist, dass einzelne Dateien maximal 100 MB groß sein dürfen – wenn Sie mehrere Dateien zusammenfügen wollen, liegt die Beschränkung bei höchstens 20 Stück und insgesamt 150 MB.
Weitere PDF-Softwares sind:
- PDF Editor
- Sejda
- PDF Zorro
- Nitro PDF
Die 3 besten PDF-Apps für das Smartphone
Um PDF-Dateien auf dem Smartphone anzusehen, benötigen Sie einen PDF-Reader. Mit einigen Apps können Sie PDFs auf dem Mobilgerät nicht nur ansehen, sondern sie auch bearbeiten und zum Beispiel Kommentare oder Notizen hinzufügen. Besonders geeignet sind:
- Adobe Acrobat Reader für Android- und iOS-Smartphones mit augenschonendem Nachtmodus, Optionen zur Markierung und dem Ausfüllen und Unterschreiben von Formularen
- PDF Viewer Pro zum Lesen, Markieren, Bearbeiten und Kommentieren
- Foxit PDF Reader mit Lesezeichenfunktion und der Möglichkeit, Formulare auszufüllen, Bilder einzufügen und mehrere Dateien zusammenzufügen
Fazit: PDFs bearbeiten war nie leichter
PDF-Dateien sind eine gute Wahl, wenn ein Dokument einheitlich angezeigt werden soll. Keine zerschossene Formatierung, keine ungewünschten Zeilenumbrüche, sondern eine gleichmäßige Anzeige von Bildern und Text in einer Datei. Wer jedoch PDFs bearbeiten möchte, braucht eine zusätzliche Software. Zum Glück gibt es zahlreiche Gratis Tools, mit denen das Bearbeiten von PDFs ein Leichtes ist. Ob konvertieren, komprimieren, zusammenfügen oder verschicken – mit Tools wie PDF24 Creator oder PDF reDirect ist das alles möglich. Auch auf dem Smartphone lassen sich PDFs öffnen, lesen und mit Bearbeitungen versehen.
