Dokumente scannen: Bearbeiten Sie Ihre Dateien und konvertieren Sie diese in ein beliebiges Format
Wenn Sie Dokumente in Papierform zu Hause haben, die Sie digital sichern wollen, können Sie diese scannen. Auch in vielen Büros gibt es noch alte Akten und Unterlagen, die in die digitale Welt übertragen werden wollen. Mit einem Scanner ist es leicht, digitale Abbilder von analogen Dokumenten zu erstellen. Sogar Fotos oder Dias können eingescannt werden und die Archivierung erfolgt dadurch nicht nur in Boxen und Fotoalben im Keller. Durch das Scannen wird ein 2D-Druck des analogen Dokumentes erstellt, der anschließend beliebig am Computer bearbeitet werden kann.
Dokumente scannen: Deshalb ist es sinnvoll
Wenn Sie ein Dokument scannen, wird eine digitale Version davon erstellt, die Sie auf Ihrem Computer speichern können. Dank eines Scans können Sie analoge Dokumente:
- sichern
- sortieren
- bearbeiten
- vervielfältigen
- verschicken
Die Datei, die von Ihrem gescannten Dokument angelegt wird, gibt zunächst die Informationen wieder, die das Ursprungsdokument beinhaltet hat. Mit einer entsprechenden Scan-Software können Sie die Datei dann beliebig bearbeiten. Ob farbliche Anpassungen oder das Zusammenfügen verschiedener Scans – Sie entscheiden, ob und wie Sie Ihren Scan verändern wollen.
Scanner: Zwischen diesen 2 Varianten können Sie wählen
Um Dokumente zu scannen, benötigen Sie einen Scanner. Es gibt zwei Varianten, zwischen denen Sie wählen können:
- Mit einem Flachbrettscanner haben Sie ein kompaktes Gerät, mit dem Sie DIN A4-Formate und kleinere Dokumentengrößen scannen können.
- Mit einem Multifunktionsgerät können Sie nicht nur scannen, sondern auch noch drucken und kopieren. Früher hatten viele Multifunktionsgeräte auch noch eine Fax-Funktion integriert, heutzutage sind es eher WLAN oder Bluetooth, das in den Geräten verbaut wird.
Multifunktionsgeräte sind deutlich größer als Flachbrettscanner und kommen daher häufiger in Büros beziehungsweise Arbeitsumgebungen zum Einsatz. Kaufen Sie bei einem Multifunktionsgerät und wenn Sie häufig scannen und drucken am besten eines mit Vorlageneinzug, um nicht jedes Blatt Papier einzeln einlegen zu müssen.
Dokumente scannen: So funktioniert’s
Um Dokumente zu scannen benötigen Sie einen Computer und einen Scanner.
Verbinden Sie den Scanner mit dem Computer.
Anschließend legen Sie Ihr Dokument mit der zu scannenden Seite nach unten auf die Glasplatte des eingeschalteten Scanners.
Betätigen Sie dann die „Scan“-Taste und Sie werden sehen, wie das Abbild des Dokuments mit einem Klick nach wenigen Sekunden auf Ihrem Computer-Bildschirm angezeigt wird.
Speichern Sie das Dokument, wenn es Ihren Vorstellungen entspricht.
Wenn Sie etwas verändern wollen, können Sie den Scan wiederholen, nachdem Sie die Einstellungen angepasst haben.
Bearbeiten Sie das Dokument nach dem Scannen nach Belieben mit einer ausgewählten Software. Falls Sie es zum Beispiel schräg eingescannt haben, können Sie es mit einem Programm wie Scantailor begradigen.
Speichern Sie es ab, sobald es fertig bearbeitet ist.
Mit der richtigen Software wie zum Beispiel iCopy können Sie Ihre Scans auch direkt ausdrucken, wenn Sie einen Drucker an Ihren PC angeschlossen haben. Mit E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook, Thunderbird oder Windows Mail ist es möglich, Scans direkt als E-Mail zu verschicken. So können Sie Papierdokumente auf unmittelbarem Wege digitalisieren und teilen. Im Lieferumfang von Microsoft Outlook ist übrigens auch direkt ScanPST enthalten – mit diesem Programm reparieren Sie Ihren persönlichen Ordner in Outlook.
Tipp
Achten Sie darauf, dass Sie bei Ihrem Scanner vor dem Scanvorgang die richtige Auflösung einzustellen. Andernfalls kann es sein, dass Textelemente unscharf angezeigt werden. Wählen Sie eine Auflösung von 300 dpi für schwarz-weiße Textdokumente. Handelt es sich um Texte auf farbigem Papier, regeln Sie auch die Helligkeit des Scans nach oben – um 10 Prozent.
Je mehr Farben und Grafiken Sie einscannen, desto größer wird letztlich die erstellte Datei. Wenn Sie Speicherplatz sparen und den Scan beschleunigen wollen, können Sie die Farbeinstellungen beim Scannen auf Schwarz-Weiß setzen, falls die Farben für Ihr digitales Dokument nicht so wichtig sind.
Um zu scannen, müssen Sie sich keine zusätzliche Software aus dem Internet herunterladen. Diese benötigen Sie nur, wenn Sie Ihr digitales Dokument noch nachträglich bearbeiten wollen. Die meisten Scanner werden mit einer zugehörigen Software ausgeliefert, mit der Sie scannen und die Basiseinstellungen vornehmen können. Unter Windows 10 benötigen Sie gar keine Software, um scannen zu können.
Scannen unter Windows 10
Installieren Sie den Scanner bevor Sie starten.
Öffnen Sie das Startmenü unten links und geben Sie dann in der Suchfunktion „Windows Fax und Scan“ ein.
Klicken Sie das Programm an und gehen Sie dann auf „Neuer Scan“.
Unter „Vorschau“ können Sie den Bereich, den Sie scannen wollen, nach Belieben anpassen.
Nun können Sie auswählen, in welchem Format Sie Ihren Scan abspeichern wollen. Auch das Speichern des Scans als PDF-Datei ist möglich.
Nach durchgeführtem Scan finden Sie Ihre gescannten Dokumente dann im Ordner „Dokumente“ -> „Gescannte Dokumente“
Außerdem haben Sie während des Scans die Möglichkeit, die Datei als Mail oder als Fax an andere Personen weiterzuleiten.
Sie können den Scan auch per Mail versenden
Speichern Sie Ihre Scans in diesem Format ab
In der Regel werden Scans im JPEG- bzw. JPG-Format (Joint Photographic Experts Group) gespeichert. Das JPEG-Format ist das beliebteste Format, um Bilddateien zu speichern, denn ein Scan ist nichts anderes, als eine Bilddatei. JPEG arbeitet pixelbasiert und sowohl die Kompatibilität als auch die Nutzbarkeit sind hoch. Auch können fast alle Software-Programme das JPEG-Format öffnen oder andere Dateiformate in JPEG konvertieren. Beim Scannen kann es jedoch zu leichten Qualitätsverlusten kommen, wenn das Dokument anschließend als JPEG abgespeichert wird. Dies lässt sich aber bei gravierenden Auffälligkeiten in der Regel noch mit einer Software ausgleichen und nachbearbeiten.
Weitere Formate sind das PNG- und das TIFF-Format. PNG ist besonders dann gut geeignet, wenn Bilddateien komprimiert werden sollen. TIFF ermöglicht die Konvertierung von Dateien ohne, dass sich die Qualität verschlechtert. Auch können Dateien im Tiff-Format besonders gut mit Grafik-Softwares nachbearbeitet werden.
Scans als PDF speichern mit Adobe Acrobat
Um einen Scan als PDF zu speichern, muss eine Texterkennung gegeben sein, auch bekannt als OCR (Optical Character Recognition). Durch diese optische Zeichenerkennung können auch Bilder oder Grafiken auf Textelemente hin durchsucht werden, sodass diese umgewandelt und zu bearbeitbaren und durchsuchbaren Dateien werden. Bilddateien im JPEG-Format sind dies nämlich nicht.Unter Windows 10 können Sie zum Beispiel das Speichern Ihres Scans als PDF direkt beim Erstellen des Scans auswählen. Auch wenn Sie das Adobe Acrobat-Programm verwenden, können Sie Ihre gescannten Dateien direkt als PDF-Datei speichern. Sie können das Papierdokument dann entweder mit automatischer Farberkennung scannen und als PDF speichern oder Sie stellen unter „Benutzerdefiniertem Scannen“ Ihre persönlichen Vorgaben ein.
Wählen können Sie aus diesen Vorgaben:
- Automatische Farbmoduserkennung
- Farbdokument
- Schwarz-Weiß-Dokument
- Graustufen-Dokument
- Farbfoto
Sie können auch auswählen, ob Sie gleich mehrere Dateien als PDF-Datei scannen wollen. Anschließend können Sie die gescannten PDFs auch noch optimieren. Leider ist Adobe Acrobat nicht kostenlos, wenn Sie es langfristig benutzen wollen – eine Probeversion ist aber kostenlos erhältlich.
Top 5: Diese kostenlosen Scan- und Druck-Programme sind zu empfehlen
Mit FineReader können Sie scannen, Scans bearbeiten und Ihre Scans in PDF-Dokumente umwandeln. Sie können die Dokumente mit Anmerkungen versehen und sie mit anderen Teilen, gleichzeitig können Sie die Änderungen verfolgen, mit denen Ihre Datei versehen wurde. Auch in Excel- oder Word-Dateien lassen sich Ihre Scans konvertieren.
Die Software Readiris Pro ist mit Windows 7,8 und 10 kompatibel. Sie können Ihre Scans als PDF, als eBook Format ePub, als RTF, TXT, HTML, JPEG, PNG, TIFF und vieles mehr umwandeln. Dabei müssen Sie sich nicht nur auf rein textbasierte Dokumente beschränken. Die Software kann auch aus Bildern die Textelemente ablesen und nur diese herausziehen. Wenn Sie mit Readiris Pro Ihre Scans als PDF abspeichern, können Sie mit der Software auch anschließend Ihre PDF-Dateien zusammenführen, komprimieren und organisieren.
Mit PaperScan scannen Sie Dokumente, Zeichnungen und Fotos. Sie können die Scans ganz nach Belieben drehen, verschieben, spiegeln oder entfernen. Auch lassen sich auf Knopfdruck Reparaturen an den Dateien vornehmen wie zum Beispiel das anpassen von Rissen oder Löchern, die auf der analogen Vorlage vorhanden sind. Farben können Sie ebenfalls beliebig anpassen und auch in Graustufen oder in Schwarz-Weiß lässt sich Ihr Dokument umwandeln. Zudem haben Sie die Auswahl aus vielen Filtern. Zur Auswahl unter den Formaten stehen:
- JPG
- PNG
- TIF
- WEBP
- JP2
- JB2
NAPS 2 steht für „Not Another PDF Scanner“ und ist ein unkompliziertes Tool, um Ihre Dokumente und Bilder zu scannen. Der Scanner muss nicht extra per Treiber installiert werden, sondern wird vom Programm automatisch erkannt. Ihre Scans können Sie vor dem Scan bearbeiten, indem Sie zum Beispiel den Bildausschnitt festlegen. Dank einer automatischen Texterkennung können Sie Texte aus Dokumenten schnell herauskopieren. Speichern können Sie Ihre Scans in den üblichen Formaten JPG, PNG, TIFF und natürlich PDF.
Über 1.850 Scanner werden von VueScan Free Edition unterstützt. Mit der kostenlosen Software können Sie nicht nur Dokumente, sondern auch Bilder und Filme einscannen. Sie können zwischen verschiedenen Qualitätsstufen wählen, um Ihre Vorlagen bestmöglich zu digitalisieren. Außerdem können Sie Ihre Scans bereits im Vorfeld zuschneiden, Farben anpassen und verschiedene Filteroptionen wählen.
Tipp:
Auch mit dem Smartphone lassen sich Dokumente scannen. Mit Apps wie Adobe Scan oder CamScanner können Sie ganz einfach über die Kamera Ihres Smartphones Dokumente abfotografieren. Adobe Scan ermöglicht sogar eine Texterkennung mit OCR. Nach dem Scanvorgang können Sie das Bild auf dem Smartphone speichern, verschicken oder in eine Cloud laden.
Fazit: Dokumente scannen und beliebig bearbeiten
Wenn Sie Papierdokumente digitalisieren wollen, kommen Sie nicht umhin sie einzuscannen. Dies ist über das Smartphone möglich, besser und mit mehr Optionen geht es aber über einen Scanner. Je nachdem wie viel Sie scannen, drucken und kopieren, kaufen Sie sich entweder nur einen Flachbettscanner oder gleich ein Multifunktionsgerät. Unter Windows 10 benötigen Sie keine zusätzliche Software mehr, um Ihre Dokumente einzuscannen. Wenn Sie Ihre Scans bearbeiten, konvertieren, ausschneiden oder zusammenfügen wollen, benötigen Sie aber ein extra Programm wie zum Beispiel VueScan oder Readiris Pro. Auch für die Umwandlung Ihrer Scans in eine PDF-Datei benötigen Sie je nach Betriebssystem eine zusätzliche Software. Achten Sie darauf, dass diese auch eine optische Texterkennung (OCR) enthält, damit Ihre Scans bearbeitbar und durchsuchbar werden.
