Outlook: Wie Telefon- und Videokonferenzen gelingen

Telefon- und Videokonferenzen eignen sich naturgemäß für Besprechungen, bei denen die Teilnehmer nicht an einem Ort versammelt sind. Sie haben noch weitere Vorteile:

• Sie lassen sich kurzfristig einberufen.
• Personen können nachträglich oder für einen Teil der Besprechung dazugeschaltet werden.

Das sollten Sie bei Telefon- und Videokonferenzen beachten

• Techniktest (Leiter): Als Leiter starten Sie das System vorab und testen, ob die Verbindung steht, bevor die übrigen Teilnehmer hinzukommen. Sonst riskieren Sie einen holprigen Start, weil vielleicht erst noch ein Soundcheck nötig ist oder Einstellungen angepasst werden müssen.
• Techniktest (Teilnehmer): Bitten Sie alle Teilnehmer, vorab einen Systemtest zu machen. Dazu gibt es bei den Videosystemen in der Regel einen Link, den Sie den Teilnehmern zusenden. Sonst verbringen Sie die ersten Minuten damit, technische Probleme der Teilnehmer zu lösen.
• Einführung: Wenn nötig geben Sie eine kurze Einführung in die Technik: Wie melde ich mich zu Wort? Wie stelle ich lauter/leiser? Wie schalte ich das Mikrofon/Telefon stumm? Welche Möglichkeiten habe ich noch, z. B. zum Hochladen von Dateien oder zum Freigeben des eigenen Bildschirms?
• Störungen ausschließen: Achten Sie (und die Teilnehmer) darauf, dass es keine Hintergrundgeräusche gibt. Das heißt: Fenster schließen, Klimaanlage oder Drucker abschalten, hallende Räume meiden, Smartphone abschalten.
• Sprechpausen: Weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, dass es sinnvoll ist, den anderen länger als im persönlichen Gespräch die Gelegenheit zur Antwort zu geben. Wenn jemand zu schnell losspricht (um zu Wort zu kommen), kann es passieren, dass die ersten Wörter nicht ankommen (z. B. weil die Person den Sprechen-Knopf zu spät drückt).
• Direkte Ansprache: Wenn Sie eine bestimmte Person ansprechen wollen, reden Sie sie mit dem Namen an. So weiß die Person, dass sie gemeint ist, und Sie müssen die Frage nicht wiederholen, weil die Person erst zu spät gemerkt hat, dass Sie mit ihr gesprochen haben.

So meistern Sie Telefonkonferenzen

• Namen nennen: Die Teilnehmer sehen einander nicht. Wenn sich die Teilnehmer nicht bereits kennen, sollten sie bei den ersten Beiträgen jeweils ihren Namen nennen. Sonst wissen die anderen nicht, wer gerade spricht. 
• Gestik/Mimik verbalisieren: In einer Telefonkonferenz können sich die Gesprächspartner nicht sehen. Sie sehen also auch die Mimik und Gestik der anderen nicht. Deshalb ist es wichtig, alles, was man zum Ausdruck bringen will, auch deutlich auszusprechen.

Tipps für die Besonderheiten bei Videokonferenzen

• Headset statt Lautsprecher: Weisen Sie die Teilnehmer bei Videokonferenzen am PC darauf hin, dass sie den Lautsprecher ihres PCs abschalten und ein Headset nehmen sollen. Sonst kommt es zu Echoeffekten, wenn der Teilnehmer spricht und seine Stimme über den Lautsprecher wiedergegeben und vom Mikrofon aufgenommen wird.
• Sprechmoderation: Bei manchen Systemen kann immer nur eine Person sprechen, der Moderator muss ihr das Wort erteilen (sprich: ihr Mikrofon freigeben). Das ist wunderbar, da es schnell chaotisch wird, wenn mehrere Teilnehmer durcheinandersprechen. Hinzu kommt, dass es manchmal auch Zeitverzögerungen gibt, was zu einer bizarren, weil zeitverzögerten Kommunikation führt. Wenn die Technik gleichzeitiges Sprechen erlaubt: Probieren Sie aus, ob die Teilnehmer diszipliniert genug sind. Falls sie das nicht sind, schalten Sie auf moderiertes Sprechen um.